Este módulo permite administrar, publicar y controlar los documentos y registros, utilizando plantillas predeterminadas y dinámicas, para procedimientos, instructivos, manuales, mapas de procesos, actas y demás documentos que se generan al interior del Sistema de Gestión de la organización.
Esté menú del modulo de documentación permite administrar la gestión documental y alimentar información en los demás menús.
Figura 141: Menú Administración - Documentación
Administración General
Al ingresar a la administración de documentación se encontrará el menú de administración general.
Figura 142: Menú Administración general
Figura 143: Opción reporte de edad
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 144: Reporte de edad
Seleccione plantilla: Listado de plantillas para generar el reporte de edad por tipo de documento; para consultar todos los documentos aprobados debe seleccionar la opción “Sin selección”.
Seleccione periodo: Listado para definir el tipo de periodo por el cual se desea generar el reporte, mensual, semanal, trimestral, etc.
Cada: Campo numérico para definir cada cuantos días, meses, años, etc. (depende de la selección del campo “Seleccione periodo”) se clasificará el reporte. Por ejemplo: si el tipo de periodo seleccionado es “Diaria”, en el campo “Cada” debe determinar en cuantos días el sistema debe clasificar la información.
# Divisiones: Campo para definir el número de divisiones en los que se desea visualizar el reporte de edad de los documentos.
Al diligenciar los datos y dar clic en 
, se mostrará el resultado del reporte de edad de documentos:
Figura 145: Resultados reporte de edad
En la imagen se identifica la clasificación de los resultados, tomando como referencia para la primera división, el día en el cual se realiza el reporte.
Figura 146: Resultados reporte de edad
En el cuadro de resultados, encontrara cinco columnas que le permitirán identificar la plantilla del documento, el código, el titulo, la versión y la fecha en la que se realizo la última actualización.
Figura 147: Opción crear lista modelos de revisión por plantilla
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 148: Modelo de revisión por plantilla
Plantilla: Listado de plantillas para la selección del tipo de documento al cual se le definirá el modelo de revisión y aprobación.
Proceso: Listado de procesos para la selección del proceso a configurar en la creación de la lista modelo de revisión.
Etapa: Listado con las opciones de “Revisión” y “Aprobación”.
Luego de definir plantilla y la etapa del flujo, ISOlución® habilitará la opción de incluir el (los) responsable (s).
Figura 149: Asignación de usuarios modelo de revisión
Al dar clic en 
se abrirá una ventana en la cual se deben seleccionar los usuarios responsables.
Figura 150: Selección de responsables modelo de revisión
Al dar clic en 
los usuarios seleccionados se mostrarán listados. Estos usuarios se podrán quitar utilizando el icono 
.
Figura 151: Usuarios seleccionados en el modelo de revisión
Al dar el modelo de revisión quedará configurado. Por ejemplo, si se define modelo de revisión para las caracterizaciones en la etapa de aprobación, los usuarios seleccionados estarán definidos cuando una caracterización se envíe a flujo.
Figura 152: Envío a flujo
Figura 153: Opción notificación sobre documentos
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 154: Aviso sobre documentos
Al dar clic en 
se abrirá una ventana en la cual se debe seleccionar el documento a notificar.
Figura 155: Selección de documento a notificar
A: Listado de plantillas para filtrar por tipo de documento.
B: Filtro alfanumérico para ubicar el documento a notificar.
C: Nombre del documento. Se debe dar clic sobre el titulo del documento a notificar.
Luego de seleccionar el documento se mostrará lo siguiente:
Figura 156: Envío de notificación
A: Campo de texto para incluir la descripción de la tarea o el motivo por el cual se está notificando el documento.
B: Buscador de múltiple selección para definir los usuarios a quienes se les notificará el documento.
C: Buscador de múltiple selección para definir los grupos de usuarios a quienes se les notificará el documento.
D: Buscador de múltiple selección para definir los procesos a quienes se les notificará el documento.
E: Buscador de múltiple selección para definir las oficinas a quienes se les notificará el documento.
F: Buscador de múltiple selección para definir las áreas a quienes se les notificará el documento.
G: Buscador de múltiple selección para definir las ciudades a quienes se les notificará el documento.
H: Opción para enviar la notificación.
Figura 157: Mensaje de confirmación de envío
Los usuarios seleccionados recibirán una tarea como la siguiente:
Figura 158: Tarea de notificación sobre documento
Ingresando a esta tarea se encontrará el contenido del documento notificado, en la parte inferior se muestran los campos para cerrar la tarea.
Figura 159: Tarea de notificación de documentos
Figura 160: Opción editar codificación de documentos
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 161: Administrar jerarquía
Al dar clic sobre 
se mostrará el formulario para adicionar un nuevo ítem.
Figura 162: Creación de jerarquía de codificación
Nombre: Campo texto para ingresar la primera sigla de la codificación de los documentos.
Sigla: Campo de texto para definir el código o siglas del ítem que se esta creando.
Nivel superior: Buscador para definir el nivel de jerarquía superior (padre) del ítem que se esta creando. Cuando es elemento raíz este campo no se configura.
Desde la opción 
se podrán editar los ítems ya creados. También se podrá adicionar siguiente nivel a la jerarquía de codificación
Figura 163: Agregar siguiente nivel de jerarquía
La opción de agregar hijo al elemento raíz le permitirá crear la segunda sigla de la codificación de los documentos, el campo Nivel superior será para definir el nivel de jerarquía superior (padre) del ítem que se esta creando. Cuando es hijo este campo se configura.
Subir registro de calidad
Opción que permite subir evidencias las cuales se mostrarán en el listado maestro de registros.
Figura 164: Opción subir registro de calidad
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 165: Subir registro de calidad
Nombre: Campo texto para ingresar el nombre del registro.
Descripción: (opcional) Campo de texto para describir el contenido del anexo que esta cargando.
Responsable archivar: (opcional) Campo de texto para definir el responsable de archivar la evidencia.
Proceso: (opcional) Buscador para definir el proceso al cual pertenece el registro.
Lugar de almacenamiento: (opcional) Campo de texto para definir el lugar de almacenamiento del registro.
Tiempo de retención: (opcional) Campo de texto para definir el tiempo de retención del registro o tiempo de validez.
Disposición de retención: (opcional) Campo de texto para definir el destino final del registro luego del tiempo de retención. Por ejemplo, eliminación, archivo histórico, etc.
Código: (opcional) Campo de texto para definir el código de identificación de registro.
Archivo: Opción de cargar el archivo adjunto a ISOlución®. Para cargar el documento se debe dar clic en el botón examinar y seleccionar el registro que desea vincular.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que el registro se publique en el listado maestro de registros.
Nota: Los campos “(opcional)” que aparecen en el formulario para subir registros de calidad dependen de la parametrización del listado maestro de registros. (Ver Manual de parámetros públicos)
Administración FAQ
Opción que permite ingresar preguntas frecuentes con sus respectivas respuestas, estas preguntas estarán agrupadas por categorías.
Figura 166: Opción Administración FAQ
Al ingresar a esta opción se mostrarán las siguientes opciones para administrar las preguntas frecuentes:
Figura 167: Opciones FAQ
Figura 168: Listado categorías FAQ
A: Filtro de búsqueda por usuario responsable de la categoría FAQ.
B: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
C: Buscador por nombre o parte del nombre de categorías.
Para crear una nueva categoría se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 169: Nueva categoría
Allí se mostrará el formulario para la creación de la categoría.
Figura 170: Categoría FAQ
Nombre: Campo de texto para colocar el nombre de la categoría, ejemplo: Normatividad, Isolucion, SGC, etc.
Orden: Campo numérico para indicar el orden de la categoría.
Usuario: Buscador de usuarios para indicar el responsable de la categoría.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que la categoría quede disponible para ser utilizada.
Dando clic sobre el nombre de la categoría se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 171: Categoría creada
Cuando se ingrese a una categoría ya creada se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte de la categoría.
Figura 172: Anexos en categoría
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 173: Cargar anexo en categoría FAQ
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón 
podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón 
el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Figura 174: Listado de preguntas frecuentes
A: Filtro de búsqueda por categoría de las preguntas ya creadas.
B: Filtro alfanumérico para búsqueda de preguntas ya creadas.
C: Buscador por nombre o parte del nombre de preguntas.
Para crear una nueva categoría se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 175: Nueva pregunta
Allí se mostrará el formulario para la creación de la preguntas.
Figura 176: Pregunta FAQ
Nombre: Campo de texto para colocar el titulo o tema de la pregunta, ejemplo: documentación, indicadores, isolucion, etc.
Pregunta: Campo de texto para escribir la pregunta.
Respuesta: Campo de texto para colocar la respuesta a la pregunta formulada.
Categoría FAQ: Lista desplegable con las categorías FAQ creadas.
Orden: Campo numérico para definir la posición que ocupará la pregunta en el listado.
Ultima actualización: Icono de calendario para definir la fecha de actualización de la pregunta.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que la pregunta quede disponible y publicada en el directoria FAQ.
Dando clic sobre el nombre de la pregunta se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 177: Pregunta creada
Cuando se ingrese a una pregunta ya creada se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte de la categoría.
Figura 178: Anexos en pregunta
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 179: Cargar anexo en categoría FAQ
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Herramientas de documentaciónOpción que permite administrar los temas y subtemas del listado temático y el glosario de ISOlución®.
Figura 180: Menú herramientas de documentación
Figura 181: Opción Categoría glosario
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 182: Listado de categorías de glosario
A: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
B: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
C: Buscador por nombre o parte del nombre de la categoría.
D: Listado de los categorías ya creadas.
Para crear una nueva categoría se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 183: Nueva categoría
Allí se mostrará el formulario para la identificación de la nueva categoría
Figura 184: Categoría glosario
Nombre: Campo de texto para colocar el nombre de la categoría, ejemplo: ISO 9001, Ambiental, calidad, etc.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que la categoría quede disponible para ser utilizada.
Dando clic sobre el nombre de la categoría se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 185: Categoría de glosario creada
Cuando se ingrese a una categoría ya creada se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte de la categoría.
Figura 186: Anexos en categoría
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 187: Cargar anexo en categoría de glosario
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Figura 188: Opción Glosario
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 189: Listado de términos de glosario
A: Lista desplegable para filtrar los términos ya creados por una categoría especifica.
B: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
C: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
D: Buscador por nombre o parte del nombre de la categoría.
E: Listado de los términos ya creados.
Para crear un nuevo término en el glosario se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 190: Nuevo término de glosario
Allí se mostrará el formulario para la creación de términos.
Figura 191: Glosario
Nombre: Campo de texto para colocar el nuevo termino.
Descripción: Campo de texto para colocar la definición del nuevo termino.
Si la definición del término está implícita dentro de un documento creado en ISOlución® y/o requiere la visualización del mismo para su explicación, se debe dar clic en el botón 
, inmediatamente se visualizará una ventana con el listado de los documentos creados en ISOlución®, allí se deberá dar clic sobre el requerido, para vincularlo con el término; también se podrá relacionar una ruta especifica, para esto se debe digitar dentro del campo la dirección con la cual desea relacionar el termino precedida de: http://
Glosario categoría: Lista desplegable con las categorías previamente creadas desde la opción “Categorías de Glosario”.
Entidad emite: Campo de texto para indicar la entidad o institución que emite la definición del termino.
Ubicación: Campo de texto para definir el lugar u origen del termino. Ejemplo: NTC ISO 9000:2005, Ley 1010 de 2006, etc.
Glosario: Buscador para selección de términos relacionados. Ejemplo: al termino “Acción correctiva” se le puede relacionar el termino “No conformidad”.
Fecha: Icono de calendario para definir la fecha de creación o actualización del termino.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que el término quede disponible en el glosario de ISOlución®.
Dando clic sobre el nombre de un término se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 192: Termino creado
Cuando se ingrese a un término ya creado se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte del término.
Figura 193: Anexos en términos
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 194: Cargar anexo en términos
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Asociación de términos en los documentos de ISOlución®
Los términos que han sido creados en el glosario, pueden ser vinculados en los documentos de ISOlución®. Para esto es necesario escribir la palabra o término (exactamente como fue creado en el glosario), dentro de doble corchete en cualquiera de los campos habilitados dentro de las plantillas, para digitar datos. Por ejemplo [[ACCIÓN CORRECTIVA]].
Figura 195: Relacionar Términos en documento
Cuando existe un término del Glosario vinculado dentro de un documento, se visualiza en forma de link como se muestra a continuación.
Figura 196: Término en documentos
Al dar clic sobre el término vinculado dentro del documento el sistema arroja una ventana emergente como la que se muestra a continuación:
Figura 197: Glosario
En ella aparece la definición del término, los datos de fecha de creación, entidad que lo emite y ubicación. En la parte inferior de la pantalla aparecen con un link para ser consultados, los términos con los cuales se relaciona la definición si estos fueron vinculados.
Opción que permite administrar temas que se mostrarán en el listado temático.
Figura 198: Opción Temas
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 199: Listado de temas
A: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
B: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
C: Buscador por nombre o parte del nombre de la categoría.
D: Listado de los términos ya creados.
Para crear un nuevo tema se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 200: Nuevo tema
Allí se mostrará el formulario para la creación de temas.
Figura 201: Tema
Nombre: Campo de texto para colocar el titulo del tema.
Descripción: Campo de texto para describir el tema creado.
Archivo: Campo numérico para definir la posición que ocupará el tema dentro del listado temático.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que el tema quede disponible para ser utilizado.
Dando clic sobre el nombre de un tema se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 202: Tema creado
Cuando se ingrese a un término ya creado se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte del tema.
Figura 203: Anexos en tema
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 204: Cargar anexo en términos
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Opción que permite administrar subtemas que se mostrarán en el listado temático.
Figura 205: Opción subtemas
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 206: Listado de subtemas
A: Lista desplegable para filtrar los términos ya creados por una categoría especifica.
B: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
C: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
D: Buscador por nombre o parte del nombre de la categoría.
E: Listado de los términos ya creados.
Para crear un nuevo término en el glosario se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 207: Nuevo subtema
Allí se mostrará el formulario para la creación de subtemas.
Figura 208: Subtema
Tema: Listado de temas ya creados. Cada subtema debe pertenecer a un tema.
Nombre: Campo de texto para colocar el titulo del subtema.
Orden: Campo numérico para definir la posición que ocupará el subtema dentro del tema.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que el subtema quede disponible para ser utilizado.
Dando clic sobre el nombre de un subtema se podrán realizar las modificaciones que se requieran.
Figura 209: Subtema creado
Cuando se ingrese a un subtema ya creado se mostrará la opción de anexar un archivo como evidencia o soporte del subtema.
Figura 210: Anexos en subtema
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Nota: Los archivos anexos que se carguen a las tablas, se publicarán en el listado maestro de registros; por este motivo los campos que se solicitan al momento de cargar anexos pueden variar dependiendo de la parametrización del LMR.
Las categorias que cuenten con el botón podrán ser borradas del sistema ya que no cuentan con ninguna relación dentro del aplicativo, caso contrario se encontrara el botón el cual indica cuales son las relaciones que tiene ese registro dentro del sistema.
Relacionar Documentos en el Listado de Temático
Para relacionar documentos en los subtemas ya creados y que estos se muestren en el listado temático se debe realizar lo siguiente:
1. Ingresar al documento y dar clic en el botón 
, que se encuentra en la barra de edición de la parte superior izquierda de la pantalla.
Figura 211: Icono tema en documentos
2. El sistema mostrará una pantalla con los temas y subtemas creados, para clasificar el documento se deberá seleccionar el check box que se encuentra a la izquierda del subtema.
Figura 213: Publicación de documentos en el listado temático
Dando clic en el botón los documentos quedarán asociados en el subtema del listado temático.
Figura 214: Listado temático
Comunicaciones
Opción que permite administrar las publicaciones que se mostrarán en el home de ISOlución®, menú manual del modulo de documentación y menú comunicaciones del modulo de talento humano.
Figura 215: Opción comunicaciones
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 216: Listado de publicaciones
A: Lista desplegable para filtrar los términos ya creados por una categoría especifica.
B: Filtro alfanumérico para búsqueda de categorías ya creadas.
C: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
D: Buscador por nombre o parte del nombre de la categoría.
E: Listado de los términos ya creados.
ISOlución® tendrá tres páginas de publicación definidas:
Al ingresar a una de estas publicaciones se mostrará lo siguiente:
Figura 217: Publicación
Nombre de publicación: Nombre de la publicación.
Activo: Check box que siempre estará activo para las paginas de publicación de manual, homepage y talento humano.
Fecha creación: Fecha y hora en la cual se creo la pagina de publicación.
Usuario: Usuario quien creo la pagina de publicación.
Sigla: Sigla de la pagina de publicación.
Para realizar publicaciones en las páginas de publicación, se debe incluir por lo menos una sección.
Figura 218: Adicionar sección
Al dar click en 
se abrirá una ventana emergente donde se incluirán los datos de la nueva sección.
Figura 219: Nueva sección
Nombre de sección: Nombre de la sección, ejemplo: normatividad, SGC, ETC.
Descripción: Campo de texto para describir el objetivo de la sección.
Orden: Campo numérico para indicar el orden de la sección.
Activo: Check box que siempre estará activo para las paginas de publicación de manual, homepage y talento humano.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que la sección quede disponible. Cada sección que se agrega tendrá la posibilidad de incluir destacados o documentos.
Figura 220: Edición de pagina de publicación
Los destacados son publicaciones representadas a través de textos y gráficos con vínculos que se encuentran publicados en las páginas de publicación, ejemplo: Noticias de interés para la organización, Eventos, Cartelera de información. La opción “documentos” permite publicar documentos que se listaran en la parte izquierda de las páginas de publicación.
Figura 221: Comunicaciones
Para adicionar un destacado se ingresa a la opción
Figura 222: Adicionar destacado
Para crear un destacado se deben diligenciar los siguientes campos:
Figura 223: Nuevo destacado
Titulo: Campo para incluir el titulo del destacado, ejemplo: Politica de Calidad, encuestas de opinion, etc.
Subtitulo: Campo para incluir el subtitulo del destacado, ejemplo: Consulte aquí la Nueva Politica de Calidad
Vinculo: Buscador para definir el vinculo que tendrá el destacado. Este vínculo puede realizarse hacia documentos, cuestionarios, otras páginas de publicación o paginas Web.
Sumario: Campo de texto para describir el contenido del destacado.
Foto: Buscador para seleccionar la imagen que tendrá el destacado. Las imágenes que allí se muestran son las cargadas por la tabla básica “Medios” del modulo de administración.
Orden: Campo numérico para indicar el orden del destacado.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón para que el destacado quede publicado.
Para adicionar un documento a una página de publicación se ingresa a la opción 
Figura 224: Adicionar documento
Para publicar un documento a una página de publicación se seleccionar dicho documento cuando el buscador se abre.
Figura 225: Publicación documento
Opción que permite la creación, modificación, inactivación y eliminación de todos los documentos del sistema de gestión.
Figura 226: Opción Manejo de documentos
Al ingresar a la opción de manejo de documentos se mostrará el listado de documentos ya creados.
Figura 227: Manejo de documentos
Borrador: Documentos que se encuentran en elaboración, un documento en este estado no estará público para los usuarios de consulta.
Revisión: Documentos que se encuentran en proceso de revisión y aprobación (tareas de flujo abiertas), un documento en este estado no estará público para los usuarios de consulta.
Aprobado: Documentos aprobados del sistema de gestión, estos documentos se encuentran disponibles en el listado maestro de documentos para consulta de todos los usuarios, siempre y cuando estén activos.
Figura 228: Documentos nuevos
allí se abrirá la siguiente ventana.
Figura 229: Seguridad de documentos
En la ventana de seguridad de documentos se podrá indicar que el documento es privado y quienes son los únicos usuarios que pueden editarlo. También se tiene la posibilidad de definir usuarios de un proceso específico como autorizados para la edición del documento; o usuarios de un grupo, oficina, área o ciudad.
Nota: Solo los usuarios con permiso “Asignación edición de documentos” tendrán activa la opción de seguridad.
se abrirá la siguiente ventana.
Figura 230: Información del flujo documental
Para crear un nuevo documento se debe dar clic en la opción de “Nuevo” de la opción manejo de documentos.
Figura 231: Opción nuevo documento
Luego se deben diligenciar los datos básicos del documento
Figura 232: Datos nuevo documento
Tipo de documento (plantilla): Listado desplegable con las plantillas disponibles.
Nombre: Campo de texto para asignar nombre al documento.
Versión: Campo numérico para asignar versión al documento, este campo solo se mostrará para documento controlados (documentos que manejan flujo de revisión y aprobación). Este campo depende de la parametrización del modulo, puede ser manual o automatica
Codificación: Buscador que trae la jerarquía de codificación para asignar código al documento.
Una vez diligenciados los datos se debe dar clic en el botón . Luego ISOlución® mostrará una pantalla donde se visualizará la parte de edición de la plantilla que se ha seleccionado para poder elaborar el documento.
Se debe tener en cuenta que la visualización y funcionalidad de las plantillas de documentos dependen de los requerimientos de cada empresa, a continuación se especifica la visualización y funcionalidad estándar, aplicable a todas las plantillas de ISOlución®.
Las plantillas tendrán las siguientes secciones:
Menú edición
Datos del documento
Codificación
Encabezado
Secciones fijas
Secciones variables
Sección edición
Pie de página
Figura 233: Edición del documento
En la parte superior izquierda se muestra un menú de edición flotante con las herramientas para elaborar el documento, este menú varía según el estado del documento.
Visualización del menú edición de un documento en estado “Borrador”
Esta barra se encuentra ubicada al costado superior izquierdo del documento.
Figura 234: Menú Edición del documento en estado borrador
Guardar: Guarda cada cambio que se va realizando en el documento
Vista Previa: Permite visualizar como va quedando el documento.
Borrar Objetos Seleccionados: Permite borrar los objetos que se han seleccionado con el check box.
Figura 235: Seleccionar para borrar
Limpiar objetos vacíos: Permite eliminar aquellos elementos (Adjuntos, actividades, link, párrafo, titulo, titulo centrado, foto centrada, etc.) que no contienen información de la plantilla.
Adjuntar Archivo: Este icono permite subir un archivo adjunto en Word, Excel, PowerPoint, Pdf, Gif, Jpg, etc. Para ser mostrado en el contenido del documento.
Figura 236: Subir adjunto a documento
Eliminar: Este icono permite eliminar el documento.
Figura 237: Eliminar documento
Copiar documento: Este icono se utiliza cuando se requiere crear otro documento con características similares, el usuario puede generar una copia con el nuevo nombre; también genera el siguiente secuencial del documento que se está creando; y el sistema iniciara en cero la versión del documento.Al dar clic en el icono , el sistema abre una ventana nueva en donde mostrara el encabezado de la plantilla.
Figura 238: Copiar documento
Permisos de consulta: Este icono permite colocarle seguridad de visualización al documento para que solo determinados usuarios puedan ver el contenido del documento.
Figura 239: Permisos de consulta
Cuando un usuario que no tiene permisos para consultar documentos privados, al ingresar a uno de estos se mostrará el siguiente mensaje:
Asociar el documento a un tema: Este icono se utiliza para publicar los documentos a los diferentes temas del listado temático.
Figura 240: Asociar documento a un tema
Asociar el documento a un tema: Este icono se utiliza para publicar los documentos a los diferentes temas del listado temático.Información del flujo del documento: Este icono permite consultar la información del flujo del documento independientemente del estado en que se encuentre el documento (borrador, revisión o aprobación), para verificar quienes son las personas que tienen las tareas asignadas de revisión y aprobación, las fechas y si estas actividades se han realizado. Además si el documento fue devuelto y observaciones hechas al documento.
Figura 241: Información de flujo del documento
Enviar documento a flujo: Una vez haya terminado la elaboración del documento se podrá enviarlo a revisión y aprobación. No todas las plantillas tienen esta opción ya que no todos los documentos creados necesitan ser revisados y aprobados; por ejemplo, documentos externos, registros.
Figura 242: Enviar documento a flujo
Luego de diligenciar los datos del flujo de revisión y aprobación se debe dar clic en el botón 
.
Figura 243: Mensaje del sistema
Cuando un documento es enviado a flujo se agendarán las tareas a los responsables para que se haga la respectiva revisión y aprobación.
Nota: Las tareas del flujo no son simultaneas, es decir, no se envían al mismo tiempo; primero se genera la tarea a la primera persona que revisa el documento, si esta persona da su visto bueno se generará la siguiente tarea y así hasta que todas las tareas del flujo se cierren.
Figura 244: Tarea de revisión y aprobación.
Al ingresar a la tarea se mostrará el documento y un campo para dar el comentario de revisión, aprobación, o devolución del documento.
Figura 245: Tarea de revisión y aprobación
Documento: En la parte central se mostrará el contenido del documento que se debe revisar y aprobar.
Descripción: Campo que muestra la información registrada en el campo de descripción del flujo de revisión y aprobación.
Observaciones: Campo de texto para incluir los resultados de la revisión del documento.
Estado de cierre: Lista desplegable con la opción de “Devolver” o “Revisado”.
Devolver: Esta opción se seleccionará cuando se deban realizar cambios en el contenido del documento.
Figura 246: Devolver documento
Cuando se selecciona esta opción y se da , se agendará una tarea informativa al usuario que envió el documento (elaborador) para que se realicen los cambios necesarios.
Figura 247: Tarea de devolución de documento
Al ingresar a la tarea se mostrará
Figura 248: Tarea de devolución de documento
La tarea de devolución del documento mostrará en la descripción el motivo por el cual se devolvió el documento. Esta tarea es informativa, para realizar los cambios que se solicitan es necesario hacerlo desde la opción de manejo de documentos. Cuando los cambios sean realizados el documento nuevamente debe enviarse a flujo.
Revisado: Esta opción se seleccionará cuando se da visto bueno al documento para que continúe el flujo de revisión y aprobación.
Figura 249: Revisión documento
Cuando se selecciona esta opción y se da , se agendará la siguiente tarea del flujo. Cuando todos los usuarios del flujo dan su visto bueno el documento quedará aprobado y se publicará en el listado maestro de documentos.
Visualización del menú edición de un documento en estado “Revisión”
Un documento en estado de “revisión” no podrá modificarse, por este motivo el menú de herramientas de documentación se mostrará de la siguiente manera.
Figura 250: Menú edición en estado: Revisión
Visualización del menú edición de un documento en estado “Aprobado”
Un documento en estado de “Aprobado” no podrá modificarse, pero se mostrarán dos nuevos iconos para generar la siguiente versión del documento.
Figura 251: Menú edición en estado: Aprobado
Generar la siguiente versión del documento: Icono que permite generar la siguiente versión del documento, al hacer clic en este icono el sistema crea la siguiente versión en estado borrador a la cual se le pueden realizar los cambios necesarios, ejemplo: 1, 2, 3, 4 y asi sucesivamente.
Generar la siguiente versión menor del documento: Icono que permite generar una versión a documentos donde se actualizan o realizan pequeños cambios los cuales no requieren que se genere la siguiente versión completa, sino a una versión menor del documento, ejemplo: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y asi sucesivamente.
Enviar documento a flujo: En estado aprobado este icono permanece deshabilitado. Solo los documentos en estado borrador pueden enviarse a flujo de revisión y aprobación.La sección “Datos del documento” muestra los datos básicos que se ingresaron al crear el documento.
Figura 251: Datos del documento
Plantilla: Campo que indica el nombre de la plantilla que se selecciono en la creación del documento.
Nombre: Campo que indica el nombre del documento.
Estado: Campo que indica el estado del documento.
Activo: Check box que indica si el documento esta activo o inactivo.
Fecha de creación: Campo para indicar la fecha en la cual se crea el documento.
Nuevo: Campo para marcar el documento como nuevo.
Viñeta: Buscador para seleccionar imagen que destaque el documento, esta imagen se mostrará en el listado maestro de documentos. Las imágenes que se muestran allí, se administran desde la tabla medios del modulo de administración.
Figura 253: Codificación
Código: Campo que indica la jerarquía de codificación que se incluyo en la creación del documento.
Secuencial: Campo que indica el consecutivo del código. Este consecutivo estará dado automáticamente.
Figura 254: Encabezado
Proceso: Buscador con el listado de procesos, para indicar el proceso al cual pertenece el documento.
Fecha de vencimiento: Campo para indicar la fecha en la cual vence el documento, es decir, fecha en la cual se programa revisión para saber si el documento sigue aplicando o es necesario realizar alguna actualización.
Responsable de vencimiento: Campo para indicar el responsable de revisar el documento en la fecha señalada. Una vez el documento sea aprobado, ISOlución® enviará una tarea al responsable indicándole la fecha de la respectiva revisión. Si el campo queda vacío el responsable del vencimiento será el usuario elaborador.
Las plantillas tendrán secciones fijas las cuales siempre se visualizarán en la vista previa del documento.
Figura 255: Secciones fijas
Titulo sección fija: Campo que muestra el titulo de la sección fija.
Control de cambios Campo para indicar si la sección ha tenido cambios de una versión a la siguiente. Cuando el control de cambios este en “SI” se colocará una barra roja al inicio de la sección.
Figura 256: Secciones con control de cambios
Nota: El listado de control de cambios es una lista de valor llamada ControlDeCambios administrable desde el modulo de administración.
Texto o “Contenido”: Campo para incluir el contenido de la sección.
Figura 257: Contenido de secciones fijas
Las plantillas tendrán secciones variables a las cuales el usuario podrá incluirle la información que necesite y el tipo de dato que requiera.
Figura 258: Sección variable
Titulo sección variable: Campo que muestra el titulo de la sección variable.
Adicionar objeto: Campo que permite seleccionar objetos para diligenciar el contenido del documento. Cada uno de los objetos tiene una funcionalidad específica, a continuación se describen los objetos más usuales en los objetos variables, cabe anotar que estos objetos dependen de los requerimientos de cada empresa.
Objeto titulo nivel 1: Objeto que permite incluir un titulo en el contenido del documento con un dígito en su numeración.
Figura 259: Objeto Titulo nivel 1
Figura 260: Visualización Titulo nivel 1
Objeto titulo nivel 2: Objeto que permite incluir una nueva jerarquía de numeración como un titulo en el contenido del documento con dos dígitos en su numeración.
Figura 261: Objeto Titulo nivel 2
Figura 262: Visualización Titulo nivel 2
Objeto titulo nivel 3: Objeto que permite incluir una nueva jerarquía de numeración como un titulo en el contenido del documento con tres dígitos en su numeración.
Figura 263: Objeto Titulo nivel 3
Figura 264: Visualización Titulo nivel 3
Objeto titulo centrado: Objeto que permite incluir un titulo centrado en el contenido del documento.
Figura 265: Objeto Titulo centrado
Figura 266: Visualización Titulo centrado
Objeto Link: Objeto que permite incluir un link hacia un documento cargado en ISOlución® o hacia alguna pagina web.
Figura 267: Objeto Link
Figura 268: Visualización Link
Objeto párrafo: Objeto que permite incluir texto en párrafos en el contenido del documento.
Figura 269: Objeto Párrafo
Figura 270: Visualización párrafo
Foto centrada: Objeto que permite incluir imágenes en el contenido del documento.
Figura 271: Objeto foto centrada
El objeto foto centrada cuenta con un buscador de imágenes que previamente se debieron haber cargado por la opción de adjuntar archivo del menú flotante.
Figura 272: Visualización párrafo
Archivo adjunto: Objeto que permite incluir archivos en Word, Excel, pdf, jpg, etc. en el contenido del documento.
Figura 273: Objeto Archivo adjunto
Figura 274: Visualización archivo adjunto
Tabla 2 columnas: Objeto que permite incluir tabla de dos columnas con N número de filas en el contenido del documento.
Figura 275: Objeto Tabla de 2 columnas
Figura 276: Visualización Tabla de 2 columnas
Tabla 3 columnas: Objeto que permite incluir tabla de tres columnas con N número de filas en el contenido del documento.
Tabla 4 columnas: Objeto que permite incluir tabla de cuatro columnas con N número de filas en el contenido del documento.
Cantidad: Campo numérico para indicar la cantidad de objetos que se requieran según la selección del campo “Adicionar objeto”.
Adicionar: Botón que permite incluir el objeto seleccionado en Adicionar objeto con la cantidad requerida.
Los objetos en las secciones variables cuentan con una serie de herramientas que facilitan el diligenciamiento del documento, estas herramientas son:
Figura 277: Herramientas de objetos
Nombre de objeto: Campo que muestra el nombre del objeto (link, párrafo, foto, títulos, etc.)
Copiar datos: Opción que permite copiar los datos del objeto para luego ser pegados en otro objeto del mismo tipo.
Pegar datos: Opción que permite pegar datos que previamente han sido copiados.
Insertar objetos: Opción que permite incluir objetos (link, párrafo, foto, títulos, etc.) en medio de los objetos ya incluidos.
Borrar objeto: Opción para borrar el objeto con toda su información.
Bajar objeto: Opción que permite bajar el objeto con toda su información para ordenar el contenido del documento.
Seleccionar para borrar: Opción que permite indicar los objetos que serán borrados desde el botón del menú flotante.
La sección edición es una sección variable que permite incluir el historial de cambios del documento de versión a versión.
Figura 278: Sección edición
Versión: Campo numérico para indicar el numero de versión, este campo puede ser manual o automatico según la parametrización del modulo.
Fecha: Campo para indicar la fecha en la que se genera la versión, este campo puede ser manual o automatico según la parametrización del modulo.
Razón de actualización: Campo de texto para incluir el motivo de la generación de la versión, este campo puede ser manual o automatico según la parametrización del modulo; cuando el parámetro es automatico, después de guardar la información no se puede modificar.
Figura 279: Visualización Sección edición
Los documentos controlados (documentos que manejan flujo de revisión y aprobación) contarán con los datos de elaboración, revisión y aprobación en el pie de pagina del documento.
Figura 280: Visualización Sección pie de pagina
Elaboró: Campo que muestra el usuario que envió el documento a flujo, y la fecha en la cual se envió a revisión y aprobación.
Revisó: Campo que muestra el (los) usuario (s) que revisó (ron) el documento, y la fecha en la cual se cerró (ron) dicha (s) tarea (s). (los datos de este campo son tomados directamente de las tareas del flujo)
Aprobó: Campo que muestra el (los) usuario (s) que aprobó (ron) el documento, y la fecha en la cual se cerró (ron) dicha (s) tarea (s). (los datos de este campo son tomados directamente de las tareas del flujo)
El menú manuales se encuentra ubicado como la primera opción dentro del modulo de documentación, este menú permite la publicación de los diferentes manuales que componen el sistema de Gestión.
Figura 281: Menú Manuales
Al ingresar a este menú el usuario encontrará la pagina de publicación la cual se administra por la opción de comunicaciones del modulo de documentación.
Figura 282: Manuales
Es importante aclarar que este menú es netamente de consulta ya que la administración del mismo se realiza por el menú comunicaciones del modulo documentación.
El menú mapa de procesos permite la visualización del mapa de procesos de la organización. Recuerde, para poder consultar el Mapa de Procesos de la Organización se debe primero aprobar y publicar, para esto consulte el Numeral 5.1 Tablas básicas – Sucursal.
Figura 283: Menú Mapa de procesos
En este mapa se visualizarán las interacciones de los procesos los cuales tendrán vínculo hacia los documentos base de cada proceso, permitiéndole al usuario la consulta directa de toda la documentación de su proceso.
Figura 284: Mapa de procesos
Nota: La figura 278 muestra un mapa de procesos como ejemplo. Se debe tener en cuenta que cada organización cuenta con su propio mapa de procesos.
Este listado muestra los documentos controlados del sistema de gestión, documentos que han sido aprobados y están vigentes. Estos documentos también pueden ser consultados desde el Mapa de Procesos.
Figura 285: Menú Listado maestro de documentos
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 286: Listado maestro de documentos
A: Filtros de fecha
B: Buscador para filtrar el listado por documentos de un proceso especifico.
C: Lista desplegable para filtrar el listado por tipo de documento. Ejemplo: procedimiento, formato, manual, etc.
D: Check box para buscar palabra clave en el contenido de los documentos.
E: Opción para exportar a Excel el resultado de los filtros de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
F: Buscador por nombre o parte del nombre del documento.
G: Filtro alfanumérico para búsqueda de documentos.
H: Paginación del listado.
I: Listado de documentos
Nota: Las columnas del listado maestro de documentos dependen de la parametrización del mismo. (Ver manual de parámetros públicos)
El contenido del documento se podrá consultar dando clic sobre el titulo
Figura 287: Consulta de documento
Allí se mostrará el contenido del documento
Figura 288: Documento aprobado
A: Filtros de fecha
B: Buscador para filtrar el listado por documentos de un proceso especifico.
C: Lista desplegable para filtrar el listado por tipo de documento. Ejemplo: procedimiento, formato, manual, etc.
D: Check box para buscar palabra clave en el contenido de los documentos.
Cuando se da clic para generar no conformidad o acción preventiva a partir de un documento, ISOlución® direccionará hacia el modulo de mejoramiento mostrando el formulario para el reporte de la acción.
Este listado muestra los documentos que son emitidos por entidades externas, pero que hacen parte de la gestión de la organización. Ejemplo: Normas, decretos, leyes, circulares, resoluciones, etc.
Figura 289: Menú Listado maestro de documentos externos
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 290: Listado maestro de documentos externos
Filtro para buscar documentos por fecha de actualización.
Lista desplegable para filtrar el listado por plantilla. (El listado de plantillas depende de la configuración de cada organización. Por default solo estará Documento externo)
Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
Buscador por nombre o parte del nombre del documento.
Filtro alfanumérico para búsqueda de documentos.
Paginación del listado. Por cada pagina se muestran 100 resultados
Listado de documentos externos.
Nota: Las columnas del listado maestro de documentos externos dependen de la parametrización del mismo. (Ver manual de parámetros públicos)
Figura 291: Consulta de documento
Allí se mostrará el contenido del documento
Figura 292: Documento externo
Este listado muestra todos los archivos (evidencias) que se cargan como anexos a ISOlución®; por ejemplo, si en una no conformidad de carga un archivo como evidencia de la realización de determinada actividad, ese archivo se publicará en el listado maestro de registros.
En este listado también se publicaran los anexos cargados desde la opción “Subir registro de calidad” y desde la plantilla “Registro”
Figura 293: Menú Listado maestro de registros
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 294: Listado maestro de registros
Buscador para filtrar el listado por registros que ha subido un usuario especifico.
Lista desplegable para filtrar el listado por tipo. Algunos de los tipos son:
Documento, registro: Archivos cargados desde la plantilla “Registro”
Registro, usuario: Archivos cargados desde la opción “Subir registro de calidad”
AccionPreventiva PlanDeAccion: Archivos cargados desde el plan de acción de acciones preventivas.
Indicador Valor: Archivos cargados desde la medición de indicadores.
Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
Buscador por nombre o parte del nombre del registro.
Filtro alfanumérico para búsqueda de registros.
Paginación del listado. Por cada pagina se muestran 100 resultados
Listado de registros.
Nota: Las columnas del listado maestro de registros dependen de la parametrización del mismo. (Ver manual de parámetros públicos)
Los registros tipo “Registro, usuario” podrán ser borrados por usuarios con perfil “Es administrador”.
Figura 295: Borrar registros
Nota: Los demás registros se pueden borrar desde donde se cargaron.
Para abrir el registro se debe dar clic sobre el nombre.
Figura 296: Consulta de registro
El tipo de registro llevará vínculo hacia donde se cargo. Ejemplo, si se anexó un archivo en el análisis de causas de una no conformidad, al dar clic sobre el tipo de ese registro se abrirá la no conformidad.
Figura 297: Consulta de origen del registro
Este listado muestra documentos agrupados por temas definidos.
Figura 298: Menú Listado temático
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 299: Listado temático
Temas creados desde la opción de temas del modulo de documentación
Subtemas creados desde la opción Subtemas del modulo de documentación.
Documentos publicados desde la el icono de asociar documento a un tema del menú flotante de los documentos.
El listado temático solo mostrará subtemas que contengan documentos publicados en él.
El listado temático solo mostrará documentos en estado aprobado o documentos que no manejen flujo de revisión y aprobación (documentos externos, registros, etc.).
Este listado muestra todas las actas creadas en ISOlución®
Figura 300: Menú Listado maestro de actas
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 301: Listado maestro de actas
Filtro para buscar actas por fecha de creación, de codificación, de reunión, de próxima reunión y fecha de modificación.
Buscador para filtrar el listado por actas de un área especifica.
Opción para filtrar el listado por actas públicas o privadas.
Buscador para filtrar el listado por actas que ha creado un usuario especifico.
Campo numérico para buscar actas según el número de acciones generadas.
Campo numérico para buscar actas según el número de acciones pendientes por cerrar.
Buscador para filtrar el listado por actas de un proceso especifico.
Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
Buscador por nombre o parte del nombre del acta.
Filtro alfanumérico para búsqueda de actas.
Listado de actas.
Para abrir un acta se debe dar clic sobre el nombre de esta.
Figura 302: Consulta de acta
Este menú permite la solicitud de cambio, creación o anulación de documentos del sistema de gestión.
Figura 303: Menú solicitud de documentos
Al ingresar a esta opción se mostrará el listado de solicitudes documentales:
Figura 304: Listado de solicitudes documentales
Filtro para buscar solicitudes según el tipo (creación, modificación o anulación)
Filtro para buscar solicitudes por fecha de creación o fecha de envío.
Buscador para filtrar el listado por solicitudes que ha creado un usuario especifico.
Buscador para filtrar el listado por solicitudes de un proceso especifico.
Filtro para buscar solicitudes según el estado en el cual se encuentra. Los estados son:
Creada: Solicitudes que están en proceso de elaboración
Enviada: Solicitudes que se enviaron al destinatario las cuales están pendientes de respuesta.
Aprobada: Solicitudes que fueron aprobadas por el destinatario
Rechazada: Solicitudes que fueron rechazadas por el destinatario
Opción para exportar a Excel el resultado de los filtro de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
Buscador por nombre o parte del nombre del documento sobre el cual se solicita el cambio, creación o anulación.
Filtro alfanumérico para búsqueda de solicitudes ya creadas.
Para crear una nueva solicitud se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 305: Nueva solicitud de documentos
Allí se mostrará el formulario para la creación de la nueva solicitud
Figura 306: Solicitud de documentos
Usuario: Nombre del usuario que esta realizando la solicitud y corresponde al usuario que esta en sesion.
Proceso: Buscador para definir el proceso de la solicitud documental.
Destinatario: Buscador para seleccionar el (los) usuario (s) que recibirá (n) la solicitud.
Área: Buscador para definir el área desde donde se genera la solicitud.
Una vez diligenciados los datos se puede dar clic en el botón para que ISOlución® habilite la opción de cargar anexos como soporte de la solicitud o propuestas de los cambios a realizar en los documentos. Deberá dar clic en el titulo 
y vera la siguiente ventana emergente:
Figura 307: Solicitud documental
Tipo de Solicitud: Lista desplegable para seleccionar que tipo de solicitud se va a realizar: creación, anulación, modificación.
Nota: El listado de Solicitud documental es una lista de valor llamada TipoSolicitud administrable desde el modulo de administración.
Nombre Documento : Campo de texto para nombrar el documento al cual se esta realizando la solicitud.
Link: Buscador de documentos para indicar el documento sobre el cual se esta realizando la solicitud.
Justificación: Campo de texto para describir el porque de la solicitud.
Observaciones: Campo de texto para incluir observaciones sobre la solicitud.
Guardar: Boton para guardar la solicitud de documentos.
Si requiere realizar mas solicitudes de documentos repita de nuevo los pasos anteriores.
En la solicitud documental se pueden adjuntar archivos.
Figura 308: Anexos en solicitud
Allí se mostrará lo siguiente
Figura 309: Cargar anexo en categoría de glosario
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo.
Descripción: Campo de texto para describir el anexo que se esta cargando.
Archivo: Buscador para cargar el archivo.
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado.
Dando el check box 
y , la solicitud quedará en estado “Enviada” agendando la siguiente tarea al destinatario.
Figura 310: Tarea de solicitud de documentos
Dando clic sobre el nombre de la tarea se mostrarán los datos de la solicitud y la opción de aprobar o rechazar la solicitud.
Figura 311: Información tarea solicitud documental
Al cerrar la tarea, el usuario elaborador recibirá una notificación al correo electrónico configurado, donde se informa el resultado de la solicitud.
Figura 312: Correo de notificación
En el listado de solicitudes, la solicitud de documento cambiará de estado según la respuesta del destinatario (Aprobada o Rechazada).
Figura 313: Estado de las solicitudes documentales
Esta opción permite la creación de actas de reuniones.
Figura 314: Opción actas
Al ingresar a esta opción se mostrará lo siguiente:
Figura 315: Listado maestro de actas
Filtro para buscar actas por fecha de creación, de codificación, de reunión, de próxima reunión y fecha de modificación.
Buscador para filtrar el listado por actas de un área especifica.
Opción para filtrar el listado por actas públicas o privadas.
Buscador para filtrar el listado por actas que ha creado un usuario especifico.
Campo numérico para buscar actas según el número de acciones generadas.
Campo numérico para buscar actas según el número de acciones pendientes por cerrar.
Filtro para buscar actas codificadas o sin codificar.
Buscador para filtrar el listado por actas de un proceso especifico.
Opción para exportar a Excel el resultado de los filtroS de búsqueda (lo que se esta viendo en la pantalla).
Buscador por nombre o parte del nombre del acta.
Filtro alfanumérico para búsqueda de actas.
Paginación del listado de actas
El icono 
permite copiar el acta.
El icono 
permite modificar las actas que aun no han sido codificadas.
Para crear una nueva acta se ingresa a la opción “Nuevo”
Figura 316: Opción Nueva acta
Allí se mostrará el formulario para la creación de la nueva acta.
Figura 317: Nueva acta
Nombre de acta: Campo de texto para asignarle título al acta.
Área: Buscador para definir el área desde donde se genera al acta.
Proceso: Buscador para definir el proceso desde donde se genera el acta.
Codificación: El código de las actas se genera automáticamente de la siguiente forma: Sigla del área – Sigla del proceso – Consecutivo.
Privacidad: Lista desplegable para definir si el acta será publica o privada.
Fecha de creación: Campo automático que mostrará la fecha y hora en la que se creo el acta.
Lugar: Campo de texto para incluir el lugar donde se realizó la reunión.
Fecha reunión: Icono de calendario para definir la fecha de reunión.
Notas por: Campo automático que mostrará el nombre del usuario que crea el acta.
Próxima reunión: Icono de calendario para definir la fecha de la próxima reunión.
Quién cita: Buscador para seleccionar el usuario quien citó a la reunión.
Una vez diligenciados los datos se puede dar clic en el botón para que ISOlución® habilite las secciones para el contenido del acta.
Figura 318: Sección asistentes en acta
La sección asistentes permite la selección de usuarios asistentes a la reunión y los usuarios que deben tener copia del acta.
Figura 319: Nuevo asistente en acta
A: Buscador para seleccionar un usuario de isolucion.
B: Check box para definir si el usuario seleccionado es asistente a la reunión o debe tener copia del acta
C: Otro asistente: Campo de texto para ingresar el nombre de un asistente que no hace parte de la lista de usuarios de Isolucion, por ejemplo: Marco Suarez– Abogado Externo
Dando clic en el botón el usuario quedará registrado en el listado de asistentes. Los usuarios seleccionados podrán ser borrados desde el icono eliminar (campo A en la imagen) ó cambiados desde el iconoflecha(campo B en la imagen).
Figura 320: Listado de usuarios en actas.
Sección Objetivos de la Reunión
Figura 321: Sección objetivos de la reunión
Al dar clic en el icono 
se mostrará el campo de texto para incluir el objetivo.
Figura 322: Nuevo objetivo en acta
Dando clic en el botón el objetivo quedará registrado en el acta.
Figura 323: Listado de objetivos en acta
Sección Temas tratados en la reunión
Figura 324: Sección temas tratados en la reunión
Al dar clic en el icono se mostrará lo siguiente.
Figura 325: Nuevo tema en acta
Tema: Campo de texto para incluir el titulo del tema a tratar.
Descripción del tema: Campo de texto para incluir el desarrollo del tema.
Dando clic en el botón el tema y su desarrollo quedará registrado en el acta.
Figura 326: Listado de temas tratados
Sección Comentarios Relevantes
Figura 327: Sección comentarios relevantes
Al dar clic en el icono se mostrará lo siguiente.
Figura 328: Nuevo comentario en acta
Comentario: Campo de texto para incluir el titulo del comentario.
Descripción del comentario: Campo de texto para incluir el desarrollo del comentario.
Dando clic en el botón el comentario quedará registrado en el acta.
Figura 329: Listado de comentarios
Sección Registros
Figura 330: Sección anexos en acta
Al dar clic en el icono 
se mostrará lo siguiente.
Figura 331: Nuevo comentario en acta
Nombre: Campo de texto para incluir el nombre del anexo
Archivo: Buscador para cargar el archivo
Dando clic en el botón el archivo quedará cargado al acta.
Figura 332: Listado de adjuntos en acta
Figura 333: Sección acciones en acta
Al dar clic en el icono se mostrará lo siguiente.
Figura 334: Nueva acción en acta
Acción: Campo de texto para describir la actividad a realizar
Responsable: Buscador para seleccionar el usuario de isolucion responsable de realizar la actividad.
Fecha: Icono de calendario para definir la fecha de compromiso para realización de la actividad.
Dando clic en el botón el acción quedará cargado al acta.
Figura 335: Listado de acciones de acta
Sección Evaluación y Cierre de la Reunión
Figura 336: Sección evaluación y cierre de la reunión
Se logró el objetivo: Listado desplegable con las opciones Si y No.
Referencia de logro de los objetivos planteados: Campo de texto para describir la conclusión de la reunión.
Cuando el acta esté completamente diligenciada y lista para registrar, se debe dar clic en el botón 
.
Figura 337: Codificar acta
Al codificar el acta se derivarán tareas a los asistentes y a los usuarios que deben tener copia del acta, informando sobre el registro del acta.
Figura 338: Tarea revisar acta
También se derivarán tareas de los compromisos asignados en la sección “Acciones”.
Figura 339: Tarea de actividad de acta